Cálculo del precio de una actividad

Un sencillo método para el cálculo aproximado del precio de una actividad en el Medio Natural (senderismo, MTB, kayak,…). Especialmente adaptado para el Grado de Guía en el Medio Natural y de Tiempo Libre.

Cómo calcular el precio de una actividad

Vamos a calcular el precio de una actividad teniendo en cuenta los siguientes 6 elementos:

1. Transporte
2. Monitores o Técnicos titulados
3. Material y su amortización
4. Extras
5. Beneficio
6. Precio final por participante

Este sistema está especialmente adaptado para los Guías en el Medio Natural y módulos como Organización de Itinerarios, Guía de Baja y Media Montaña, Guía de Bicicleta, Guía en el Medio Natural Acuático, etc.

Vamos a analizarlos uno por uno y más abajo veremos un ejemplo concreto:

1- Transporte

Normalmente los transportes hasta el lugar de inicio de la actividad se harán contratando un autobús. Aquí tienes unos precios aproximados, que te servirán de referencia.

• Autobús para una mañana 300 € (250 – 350 según las horas)
• Autobús para mañana y tarde 500 € (450 – 550 según las horas)
• Autobús para dos días 1200 € (depende mucho de la distancia)

Si el desplazamiento se hace por otro medio (tren, barco, coche particular, etc.) habrá que tenerlo en cuenta para el cálculo.

2- Monitores o Técnicos titulados

La norma dice que siempre deben ir al menos dos monitores por grupo y aproximadamente 1 monitor por cada 10 – 15 personas, dependiendo de la actividad a realizar. Aunque hay actividades que necesitarán más monitores. Por ejemplo en actividades de riesgo, actividades con niños pequeños o actividades con personas con discapacidad.

• Grupo de 10 personas – 2 monitores
• Grupo de 24 personas – 2-3 monitores
• Grupo de 35 personas – 3 – 4 monitores

Si son monitores cobrarán unos 10 o 15 euros por hora.

Si son técnicos titulados cobrarán unos 15 o 20 euros por hora.

3 Material y su amortización

Si somos una empresa de actividades en el medio natural, necesitaremos mucho material, que además habrá que ir reponiendo cada cierto tiempo.

Por ejemplo, si hacemos rutas de senderismo, necesitaremos:

• Botiquín – unos 50 €. Si compramos 2, serían 100 €
• Walkie Talkies – unos 80 € el par. Si compramos 2 pares, serían 160 €
• Bastones de trekking – unos 40 € el par. Si compramos 30 pares, serían 1200 €
• Equipación de la empresa (sudadera, camiseta,…) para los monitores – unos 20 €. Si compramos 6 juegos, serían 120 €

Ya llevamos 1580 € en material

¿Cómo vamos a ir repercutiendo ese gasto en material en las actividades que hacemos? No se lo podemos cobrar todo a los de la primera actividad que hagamos !!

Lo que vamos a hacer lo llamamos AMORTIZACIÓN del material.

Amortización del material: calculamos aproximadamente cuántas actividades nos va a durar el material y dividimos su precio entre todas las actividades.

Aunque cada cosa tiene una duración determinada (las cosas del botiquín caducan, las baterías de los walkies se estropean, algunos bastones se pierden o rompen,…) hacemos un cálculo aproximado.

Por ejemplo, si calculamos que el material puede durar unos 2 años en buen estado y que organizamos dos actividades por semana (unas 100 al año). Eso supone que los materiales los usaremos en 200 actividades (100 x 2 años). Así que dividimos su precio entre 200:

1580 € / 200 actividades = 7,90 €/actividad – aprox. 8 €/actividad

Así que a cada actividad, por gastos de material, SOLO le sumaremos 8 euros (la amortización que hemos calculado).

Otra opción, el alquiler

Alquilar el material (todo o parte) que necesitamos para las actividades es una forma de no tener que hacer mucha inversión inicial. En ese caso, no hay que calcular la amortización, sino sumar en cada actividad lo que nos cuesta alquilar el material.

Por ejemplo si vamos a hacer una ruta en bici con 20 clientes, en lugar de comprar 20 bicis de 700 € y calcular la amortización, las podemos alquilar por 20 € cada una y sumar ese gasto directamente a la actividad.

4 Extras

En nuestras actividades podemos incluir algunos gastos extras, que harán más atractiva la actividad, y que pagarán los clientes. Algunos ejemplos:

• Bocadillo y bebida – unos 3 €/persona
• Entrada a alguna cueva o recinto especial – el precio que cueste
• Camisetas o gorras de «regalo» – unos 5-10 € por persona
• Vídeos o reportajes fotográficos – unos 2 € por persona

Y todos los que se te puedan ocurrir.

5 Beneficio

Un apartado importante. Podemos calcular el beneficio de nuestra actividad de dos formas diferentes.

• Una cantidad fija – 100€, 200 €, 300€ o lo que consideres
• Un porcentaje de los gastos totales – 20 %, 30 %, 40 %. Por ejemplo, si los gastos son en total 2.000 euros, el 20% a sumar sería de 400 € (2000 x 40 / 100).

6 Precio final por participante

Y ya está. Se suma todo y se divide entre el número de participantes en la actividad. Por ejemplo, si el total (incluido el beneficio) son 800 euros y tenemos 41 participantes, el precio sería de 19,51 € por persona, que podríamos ajustar a 19,95 € o directamente a 20 €

Aviso

La realidad de la empresa no es tan sencilla. Hay muchos otros gastos no incluidos aquí: locales, publicidad, préstamos, nóminas, seguros, permisos,…

Pero con lo anterior es suficiente para hacernos una idea del precio de cada actividad y los costes que conlleva.

Ejemplo de cálculo del precio de una actividad

Aquí tienes un ejemplo concreto, para una actividad de senderismo de una mañana, con 30 clientes jóvenes y que quieren aprender a usar los bastones de trekking.

1 Transporte

Autobús – 300 €

2 Monitores

Un técnico (guía) – 15 € /h x 4 h = 60 €

Dos monitores – 10 €/h x 4 h x 2 monitores = 80 €

Total monitores y técnico = 140 €

3 Materiales

Para nuestras rutas senderistas hemos comprado

Dos botiquines – 2 x 50 € = 100 €

Dos pares de Walkie Talkies – 2 x 80 € = 160 €

Treinta y tres (33) pares de bastones de 40 € – 33 x 40 = 1320 €

Equipación (sudadera y camiseta) para monitor y guía – 3 x 20 = 60 €

Total materiales 1640 €

Amortización – Calculo que voy a hacer dos rutas por semana (100 al año) y que el material me va a durar unos 2 años. En total 200 actividades.

1640 € / 200 actividades = 8,20 € / actividad. Lo redondeo a 10 €

4 Extras

30 bocadillos y bebida – 30 x 3 = 90 €

30 camisetas de 6 € – 30 x 6 = 180 €

Total extras 270 €

5 Beneficio

Quiero ganar 300 € en cada actividad. Como hago 2 por semana, serían 2.400 € al mes !

Cuidado, si pones un beneficio muy grande la actividad saldrá muy cara y no se apuntará nadie.

Beneficio 300 €

6 Precio total por participante

Lo sumo todo y divido entre 30

300 + 140 + 10 + 270 + 300 = 1020 €

1020 € / 30 personas = 34 € / persona

Así que el precio final de la actividad sería de 34 euros por participante. Ya solo te queda hacer unos buenos carteles publicitarios, anunciarlo en tu web y tus redes sociales, venderlo bien y a esperar a los clientes !!

Aquí encontrarás la forma de calcular el tiempo de ruta en función de la distancia, el desnivel, etc.

Conclusión

Este método te permite calcular de forma aproximada el precio de una actividad. Ten en cuenta que una empresa tiene muchos más gasto que no hemos considerado aquí, pero es una buena aproximación, especialmente para los Guías en el Medio Natural, en los módulos de Organización de Itinerarios y Guía de Baja y Media Montaña, de Bicicleta, de Medio Acuático, etc.